Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda

Varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda) kerätään tiedot varhaiskasvatuksessa olevista lapsista ja heidän huoltajistaan, toimipaikoista, varhaiskasvatuksen henkilöstöstä ja varhaiskasvatuksessa annettavasta tuesta. Varda on otettu käyttöön vaiheittain ajalla 1.1.2019–1.9.2020. Tietojen tallentamisesta Vardaan määrätään varhaiskasvatuslaissa (540/2018). Vardaan tallennettua tietoa voidaan hyödyntää niin kunnallisessa kuin valtakunnallisessa kehittämisessä ja päätöksenteossa.

Varhaiskasvatuslain mukaan kunnalla on velvollisuus tallentaa lasten tiedot Vardaan 1.1.2019 lähtien sekä lapsen vanhempien tai muiden huoltajien  tiedot 1.9.2019 lähtien. Varhaiskasvatuslain mukaan yksityisellä varhaiskasvatuksen palveluntuottajalla on velvollisuus tallentaa lasten tiedot Vardaan 1.1.2020 lähtien sekä lapsen vanhempien tai muiden huoltajien tiedot 1.9.2020 lähtien. Lisäksi kunnalla on velvollisuus tallentaa varhaiskasvatuksessa annettavaa tukea koskevat hallintopäätösten lukumäärätiedot vuodesta 2024 alkaen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Varhaiskasvatuksen järjestäjänä toimiva kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja tallentaa varhaiskasvatuksessa olevasta lapsesta seuraavat tiedot Vardaan:

nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot
toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa
hakemuksen toimittamispäivämäärä
päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä
varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot
tieto varhaiskasvatuksen järjestämisestä vuorohoitona
varhaiskasvatuksen järjestämismuoto
Osa tiedoista on kerätty lapsen huoltajilta varhaiskasvatuspaikan hakemisen yhteydessä, osan tiedoista varhaiskasvatuksen järjestäjä tallentaa suoraan Vardaan.

Vardaan tallennetaan varhaiskasvatuksessa olevien lasten väestötietojärjestelmään merkityistä huoltajista seuraavat tiedot:

nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot
varhaiskasvatuksen asiakasmaksun määrä ja palvelusetelin arvo
varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista annetun lain mukainen perheen koko
maksupäätöksen alkamis- ja päättymispäivämäärä
Niiden lapsen perheeseen kuuluvien vanhempien tietoja, jotka eivät ole lapsen huoltajia, ei tallenneta Vardaan.

Oppijanumero on Opetushallituksen antama pysyvä tunnus, jota käytetään henkilön yksilöintiin Opetushallituksen palveluissa. Lapsen ja huoltajan oppijanumeron kautta kansalaisuutta, sukupuolta, äidinkieltä, kotikuntaa ja yhteystietoja koskevat ajantasaiset tiedot päivitetään Digi- ja väestötietovirastosta.

Lapsen tuen tietoja ei tallenneta lapsen tietoihin, vaan kunnat ja kuntayhtymät tallentavat ikäryhmittäin lukumäärätiedot hallintopäätösten määristä, joiden perusteella lapsi saa varhaiskasvatuksessa tehostettua tai erityistä tukea tai yleisen tuen tukipalveluita.

Pälkäneen kunnan varhaiskasvatus siirtää varhaiskasvatuksessa olevaa lasta koskevat tiedot operatiivisesta varhaiskasvatuksen tietojärjestelmästä Daisystä, tiedot Vardaan järjestelmäintegraation avulla 1.1.2020 lähtien sekä huoltajia koskevat tiedot 1.9.2020 lähtien.

Rekisterinpitäjinä Vardassa toimivat Opetushallitus sekä kunnat, kuntayhtymät ja yksityiset palveluntuottajat. Opetushallituksen tietosuojavastaavana toimii Jyrki Tuohela, tietosuoja(at)oph.fi. Pälkäneen kunnan tietosuojavastaavana toimii hallintoasiantuntija Mirva Elfving. Rekisterinpitäjänä toimiva kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja on vastuussa siitä, että tallentaa tiedot Vardaan ja tiedot ovat oikein ja ajantasaiset.

Tietojen luovuttaminen

Tietovarantoon ei lähtökohtaisesti sovelleta viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) tiedon luovuttamista tai tietoaineistojen tuottamista pyynnöstä koskevia säännöksiä. Vardaan tallennettuja tietoja voidaan luovuttaa viranomaisten lakisääteiseen toimintaan. Lasten tietoja luovutetaan Kansaneläkelaitokselle vuodesta 2020 lähtien ja Tilastokeskukselle vuodesta 2022 lähtien. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tutkimuksia varten. Ajantasainen lista viranomaisista, joille luovutetaan Vardasta tietoja viranomaistehtävien hoitoon, löytyy sivun oikean reunan linkistä

Vardan ylläpitoon ja kehittämiseen osallistuvat palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) pääsevät tarkastelemaan Vardan sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.

Henkilötietojen säilytysaika

Lasta ja hänen huoltajiaan koskevat tiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen oikeus varhaiskasvatukseen päättyi. Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään pysyvästi.

Rekisteröidyn oikeudet

Lapsen huoltajalla on oikeus saada tietoa varhaiskasvatuksessa olevan lapsen ja omien henkilötietojensa käsittelystä sekä saada pääsy Vardaan tallennettuihin henkilötietoihin (Tietosuoja-asetus, 15 artikla), oikeus Vardaan merkittyjen tietojen oikaisemiseen (16 artikla) sekä henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla). Lisäksi Vardaan rekisteröidyn lapsen huoltajalla on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle. Tarkemmat ohjeet oikeuksien toteuttamiseksi löytyvät Vardan tietosuojaselosteesta

Vardaan tallennettuja tietojasi tai lapsesi tietoja voit huoltajana katsella Vardan kansalaisnäkymässä, jonka löydät Opetushallituksen Oma Opintopolku -palvelusta. Linkki sivun oikeassa reunassa. Tutustu palvelun käyttöohjeisiin. Mikäli sähköinen asiointi ei onnistu, Vardaan tallennettuja tietoja voi pyytää lomakkeella, johon löytyy linkki Vardan tietosuojaselosteelta.